สวัสดีครับ พี่น้องชาวบัญชีทุกท่าน หลังจากที่เราได้รับความรู้ในเรื่องของการเขียน Service Profile จากพี่กานต์กันมาแล้ว ผมคาดว่าทุกคนคงกำลังขมักเขม้น ในการที่จะช่วยกันระดมความคิดในการเขียน Service Profile ของพวกเรากันอย่างเต็มที่ ดังนั้นผมจึงขอนำเสนอบทความนี้ เพื่อเป็นประโยชน์ประกอบในการเขียน Service Profile ของหน่วยงานนะครับ ลองดูนะครับว่า...พอได้ไอเดียรึป่าว......?????
ก่อนอื่นขอเกริ่นนำนิดนึงก่อนนะว่า การดำเนินธุรกิจจะเริ่มต้นด้วยการจัดหาเงิน ซึ่งนำไปสู่การลงทุนเพื่อการดำเนินงานของธุรกิจ โดยมีกิจกรรมพื้นฐานทางธุรกิจ 3 ประเภทคือ
1. กิจกรรมจัดหาเงิน (Financing activities) คือ กิจกรรมในการจัดหาเงินทุนเริ่มต้นของธุรกิจ และการจัดหาเงินทุนเพื่อนำไปใช้ในการขยายการดำเนินงานในอนาคต การจะรู้ถึงฐานะการเงินของธุรกิจได้ต้องใช้การบัญชีจัดทำ
2. กิจกรรมการลงทุน (Investing activities) คือ กิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินทรัพย์เพื่อใช้ในการดำเนินงานของธุรกิจ และต้องพิจารณาอัตราผลตอบแทนที่จะได้รับจากการลงทุน ก็ต้องพิจารณาจากข้อมูลทางการบัญชี
3. กิจกรรมการดำเนินงาน (Operating activities) คือ กิจกรรมที่ก่อให้เกิดการขายสินค้าและบริการในกรดำเนินกิจกรรมดังกล่าวต้องเสียค่าใช้จ่าย หมายความว่าจะต้องมีรายได้จากการดำเนินงานเพียงพอที่จะหักกับค่าใช้จ่าย ซึ่งต้องใช้เครื่องมือที่สำคัญคือการบัญชี
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการบัญชี เป็นเครื่องมือที่สำคัญของกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้ได้ข้อมูลทางการบัญชีและข้อมูลทางการเงินเพื่อเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ที่ผู้บริหารและผู้ใช้ข้อมูลต้องการ
ความหมายของการบัญชี
การบัญชี (Accounting) คือขั้นตอนของระบบการรวบรวม การวิเคราะห์ และการรายงานข้อมูลทางการเงิน
การบัญชีมีความหมายที่สำคัญ 2 ประการคือ
1. การทำบัญชี (Bookkeeping) เป็นหน้าที่ของผู้ทำบัญชี (Bookkeeper) ซึ่งมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
1.1. การรวบรวม (Collecting) หมายถึง การรวบรวมข้อมูลหรือรายการค้าที่เกิดขึ้นประจำวันและหลักฐานข้อมูลที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ เช่น หลักฐานการรับและจ่ายเงิน เป็นต้น
1.2. การบันทึก (Recording) หมายถึง การจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นแต่ละครั้งให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
1.3. การจำแนก (Classifying) หมายถึงการนำข้อมูลที่จดบันทึกไว้แล้ว มาจำแนกให้เป็นหมวดหมู่ของประเภทบัญชีต่างๆ เช่น หมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย
1.4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการนำข้อมูลที่ได้จำแนกให้เป็นหมวดหมู่ดังกล่าวมาแล้วมาสรุปเป็นรายงานทางการเงิน (Accounting report) ซึ่งแสดงถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของธุรกิจ รวมถึงการได้มาและใช้ไปของเงินสดในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง
2. การให้ข้อมูลทางการเงิน เพื่อประโยชน์แก่บุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย เช่น ฝ่ายบริหาร ผู้ให้กู้ เจ้าหนี้ นักลงทุน เป็นต้น ข้อมูลทางการเงินยังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ทางด้านการเงิน การจัดทำงบประมาณ การปรับปรุงระบบบัญชี เป็นต้น
หลักการบัญชี
หลักการบัญชี (Accounting principles) หมายถึงแนวทางที่แนะนำให้นักบัญชียึดถือเป็นหลักปฏิบัติในการรวบรวม จดบันทึก จำแนก สรุปผล และรายงานเหตุการณ์เกี่ยวกับเงิน
หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (General accepted accounting principles) หมายถึง แนวทางที่ได้รับการรับรองและยอมรับเป็นส่วนใหญ่จากผู้มีอำนาจหน้าที่ในวิชาชีพการบัญชี เพื่อให้นักบัญชีใช้ยึดถือเป็นหลักปฏิบัติ ในการรวบรวม จดบันทึก จำแนก สรุปผล และจัดทำงบการเงินอย่างมีหลักเกณฑ์มีมาตรฐาน โดยทำอย่างสม่ำเสมอ
หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป จะอยู่บนสมมติฐานทางการบัญชี เช่นหลักการใช้หน่วยเงินตรา หลักการจับคู่ระหว่างรายได้และค่าใช้จ่าย หลักราคาทุน หลักรอบระยะเวลา เป็นต้น
ประเภทของนักบัญชี แบ่งได้ 3 ประเภท ดังนี้
1. นักบัญชีส่วนบุคคล หรือนักบัญชีบริหาร (Management accountants) หมายถึง นักบัญชีที่มีอาชีพในการรับจ้างทำบัญชีในองค์การธุรกิจต่างๆ มีหน้าที่รับผิดชอบการเก็บรวบรวมข้อมูลจดบันทึกรายการเพื่อเตรียมจัดทำงบการเงินและอธิบายผลของข้อมูลทางการเงินให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ
หน้าที่การปฏิบัติงานของนักบัญชีมีดังต่อไปนี้
1.1. การบัญชีทั่วไป (General accounting) หมายถึง การบัญชีเกี่ยวกับการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นโดยทั่วไปของธุรกิจ เช่น รายการค้าทางด้านรายรับ รายจ่าย และการนำข้อมูลทางบัญชีไปจัดทำงบการเงินของกิจการ เป็นต้น
1.2. การบัญชีต้นทุน (Cost accounting) หมายถึง การบัญชีที่เน้นการบันทึกรายการที่มีผลต่อการคำนวณหาต้นทุนสินค้าหรือบริการ
1.3. การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) เป็นการบัญชีที่ทำหน้าที่ทางด้านการตั้งงบประมาณการรายรับและรายจ่าย งบประมาณเป็นตัวควบคุมการดำเนินงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้และเพื่อให้ผู้บริหารใช้สำหรับเปรียบเทียบในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงว่าเป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้หรือไม่
1.4. การบัญชีภาษี (Tax accounting) เป็นการวางแผนกลยุทธ์ทางด้านภาษีและการเตรียมการขอคืนภาษีขององค์การธุรกิจ เป็นการจัดทำบัญชีหรือปรับปรุงบัญชีเพื่อให้ถูกต้องตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการประมวลรัษฎากร
1.5. การตรวจสอบภายใน (Internal auditing) เป็นงานด้านการตรวจสอบเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีและการปฏิบัติว่าถูกต้อง ตรงตามระเบียบข้อบังคับของกิจการหรือไม่ งานด้านการตรวจสอบภายในมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับฝ่ายบริหาร เป็นการทำหนาที่แทนฝ่ายบริหารในการควบคุมดูแลการดำเนินงานของกิจการให้เป็นไปโดยถูกต้องเรียบร้อย และสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งต้องอาศัยการตรวจสอบภายในทำหน้าที่รายงานข้อมูลผลการปฏิบัติต่างๆ ของหน่วยงานให้ทราบทุกขณะ ฝ่ายบริหารจึงจะสามารถวางแผนการดำเนินงานได้ถูกต้องต่อไป
2. นักบัญชีสาธารณะ (Public accountants) หมายถึงนักบัญชีที่มีอาชีพทำงานเป็นอิสระ และให้บริหารด้านบัญชี ภาษีอากร และให้คำปรึกษาด้านการบริหารโดยได้รับค่าบริการ ให้บริการงานต่างๆ ดังนี้
2.1. การสอบบัญชี (Auditing) เป็นงานที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทำการตรวจสอบบัญชีและงบการเงินของธุรกิจ ว่าได้จัดทำข้นตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือไม่ เพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงิน
2.2. บริการด้านภาษี (Tax services) เป็นงานที่ให้บริการด้านการให้คำแนะนำเกี่ยวกับด้านภาษีต่างๆ เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น
2.3. บริการให้คำปรึกษาด้านการบริหาร (Management advisory services) ที่เกี่ยวข้องกับทางด้านการบัญชี เช่น ปรับปรุงระบบบัญชี การวางแผนทางการเงินทั่วๆ ไป เป็นต้น
3. นักบัญชีรัฐบาล (Government accountants) หมายถึง นักบัญชีที่มีอาชีพทำงานให้หน่วยงานของรัฐบาลหรือองค์การธุรกิจที่ดำเนินธุรกิจไม่ได้หวังผลกำไร
รายงานทางบัญชีและผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี
รายงานทางการบัญชี (Accounting reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นโดยนักบัญชี เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้น ผู้ทำบัญชีจะจดบันทึกรายการค้าเหล่านั้น จัดหมวดหมู่รายการ และทำการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการบัญชีไว้เป็นศูนย์ข้อมูล เรียกว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting information system) และนำข้อมูลทางการบัญชีเหล่านั้นไปจัดทำรายงานทางการบัญชี รายงานทางการบัญชี แบ่งเป็น 3 ประเภทดังนี้
1. รายงานทางการบริหาร (Managerial reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อทำการตัดสินใจ การวางแผนและควบคุมงานด้านต่างๆ
2. รายงานเฉพาะ (Special reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเฉพาะเรื่องเสนอต่อผู้สนใจศึกษาข้อมูลทางการเงินประเภทนั้นๆ เช่น การจัดทำรายงานเพื่อเสียภาษีเงินได้เสนอต่อกรมสรรพากร
3. งบการเงิน (Financial statements) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินเพื่อตัดสินใจในด้านต่างๆ เพราะงบการเงินทำให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของธุรกิจ และแหล่งที่ได้มาของเงินสดรับและแหล่งที่ใช้ไปของเงินสดจ่ายในกิจกรรมทางธุรกิจ
ผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี (User of accounting information) คือ ผู้ใช้ประโยชน์จากรายงานทางการบัญชี
ดังนั้นหน้าที่ความสำคัญของนักบัญชี คือ ทำให้เกิดความมั่นใจต่อข้อมูลที่เกิดขึ้น และมีการตรวจสอบอย่างทั่วถึง เพื่อให้เกิดความพอใจกับผู้ใช้รายงานทางการบัญชีเพื่อสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้ถูกต้อง
ขั้นตอนทางการบัญชี
ขั้นตอนทางการบัญชี (Accounting process) หรือ วัฏจักรทางการบัญชี (Accounting cycle) คือ ลำดับขั้นตอนการบัญชี เริ่มจากการบันทึกรายการบัญชีที่เกิดขึ้น จนถึงการเสนอรายงานทางการเงินของรอบระยะเวลาบัญชีที่สิ้นสุด
ขั้นตอนทางการบัญชีมี 3 ขั้นตอน
ขั้นที่ 1 ข้อมูลพื้นฐาน (Basic data) คือเอกสารต่างๆ ในการดำเนินธุรกิจ ประกอบด้วย ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้า ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายการค้าทุกรายการ เมื่อรวบรวมเอกสารต่างๆ แล้วจึงดำเนินการวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารเหล่านั้นว่ามีผลกระทบต่อบัญชีต่างๆ อย่างไร ตามหลักสมการบัญชีและหลักการบัญชีคู่เพื่อใช้ในบันทึกบัญชีในขั้นต่อไป
ขั้นที่ 2 กระบวนการ (Processing) ของการบัญชี แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
2.1 การบันทึก (Record) เป็นการบันทึกรายการค้าประจำวันในสมุดรายวัน (Journals) ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภทดังนี้
(1) สมุดรายวันทั่วไป (General journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าโดยทั่วไปตามลำดับขั้นของรายการค้าที่เกิดขึ้น พร้อมกับสรุปคำอธิบายการบันทึกรายการ
(2) สมุดรายวันเฉพาะ (Specialized journals) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเฉพาะและเป็นรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำ สมุดรายวันเฉพาะ ประกอบด้วย สมุดเงินสดรับ สมุดเงินสดจ่าย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย เป็นต้น
2.2 การจัดประเภท (Classifly) เป็นการบันทึกข้อมูลต่อจากสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดรายวันเฉพาะ โดยจะถูกโอนย้ายจากสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดรายวันเฉพาะ โดยจะถูกโอนย้ายจากสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดรายวันเฉพาะไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป เรียกกระบวนการนี้ว่า
การผ่านรายการ (Posting)
สมุดแยกประเภททั่วไป (General Ledger) คือ สมุดบัญชีที่มีการแยกบัญชีของทุกบัญชีออกจากกันให้เป็นหมวดหมู่ เช่น บัญชีแยกประเภทเงินสด บัญชีแยกประเภทสินค้า บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้การค้า บัญชีแยกประเภทรายได้และบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย
2.3 การสรุป (Summarize) สรุปจากบัญชีแยกประเภททุกบัญชีในตอนสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อเตรียมจัดทำงบทดลอง
งบทดลอง (Trial balance) คือการสรุปยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททุกๆ บัญชีในตอนสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
ขั้นที่ 3 การจัดทำงบการเงิน (Financial statement) งบการเงินของธุรกิจถูกจัดเตรียมจากข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในงบทดลอง ข้อมูลจะแสดงให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานเพื่อให้ผู้ใช้ข้อมูลทางการเงินจะได้พิจารณาเรื่องต่างๆ ของธุรกิจได้ง่ายและเข้าใจ โดยจะจัดทำต่อเมื่อมีการปิดบัญชีของธุรกิจในตอนสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ประกอบไปด้วยงบที่สำคัญ 3 งบคือ งบดุล งบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด
ทั้งหมดที่นำเสนอ หวังว่าคงจะมีประโยชน์ต่อการนำไปประกอบการจัดทำ Service Profile ของแต่ละหน่วยงานของแผนกบัญชี (หน่วยรายจ่าย หน่วยรายรับและหน่วยวิเคราะห์ข้อมูล) โดยทั้งหมดเป็นแนวคิดของการบัญชีเบื้องต้น ซึ่งสามารถบอกเราได้ถึงกระบวนการหลักที่สำคัญของกระบวนการทางการบัญชี....ไว้พบกันบทความหน้าครับ
